O núcleo duro desta comissão estabelecida pela ACL era constituído por João Pedro Ribeiro, Joaquim José Ferreira Gordo e Frei Joaquim de Santo Agostinho. Os conhecimentos aprofundados de diplomática e paleografia eram condição indispensável à prossecução desta tarefa. Nela colaboraram diversos autores, designadamente Frei Joaquim Forjaz, Frei Joaquim de Santa Clara, Frei Joaquim de Santa Rosa de Viterbo, José Anastácio de Figueiredo e José Veríssimo Álvares da Silva.

O levantamento de informação efectuado por estes membros da ACL foi relatado pelos próprios em correspondência dirigida a Correia da Serra, entre 1788 e 1794 (publicada por António Baião, A Infância da Academia, 1934). Nas suas missivas dão conta das vicissitudes associadas a este exigente trabalho de recolha de fontes, às dificuldades e custos associados à contratação de amanuenses e copistas que pudessem ajudar à preparação de índices e à transcrição de documentos. João Pedro Ribeiro rumou pelo Norte e Centro do país. Na sua correspondência com Correia da Serra, onde confessa que “aqui me vou divertindo por estes cartórios” (Baião, op. cit., p.1), refere passagens por mosteiros e câmaras do Minho (Ponte de Lima, Viana, Caminha, Valença), Vila Real, Coimbra, Lamego, Guimarães, Braga, Porto e Aveiro. Atesta a riqueza da documentação inventariada ou registada, dizendo a propósito do Porto que “todos os cartórios de Lisboa não valem um desta província” (ibid, p. 6), e queixa-se invariavelmente das condições deficientes da sua conservação. Não se justificando ou revelando-se totalmente impraticável qualquer tentativa de publicação seleccionada ou parcial de manuscritos porventura considerados mais relevantes, João Pedro Ribeiro propõe a Correia da Serra a elaboração de um minucioso “Índice Cronológico” preparado pelos académicos que procediam ao levantamento, o qual seria posteriormente continuado pelas câmaras do reino que ficariam com essa incumbência de preservar a informação e documentação existente nos seus arquivos (ibid, pp. 8-9). Para o cumprimento desta missão da ACL, João Pedro Ribeiro ficou dispensado das obrigações de docência na Universidade de Coimbra, situação que lhe merecia alguma preocupação por não poder exercer plenamente as suas atribuições e pelo prejuízo de carreira e de poder académico que tal afastamento ocasionava (ibid, pp. 34-35). Mas não há dúvida que, não obstante tais inconvenientes, a missão que lhe foi atribuída pela ACL se revestiu de grande importância instrumental para a posterior criação da cadeira de diplomática na Universidade de Coimbra e para o reforço do seu prestígio e autoridade no domínio da história pátria e das técnicas auxiliares indispensáveis ao ofício de historiador.

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