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Foi, pois, o produto da negociação diplomática – o tratado consignado através da assinatura de um escrito protocolar – que estabeleceu a relação entre as palavras diploma e diplomacia. Mas os conceitos não devem confundir-se, ficando claramente definidos no início do séc. XIX. Antes dessa época, as diversas línguas europeias utilizavam o vocábulo «negociação» para designar a actividade diplomática propriamente dita. O Pe Rafael Bluteau definiu-o como «ocupação política», no sentido de «tratar os negócios, interesses e conveniências do Príncipe ou da República» (Vocabulário Portuguez e Latino, 1716). Publicado também no mesmo ano, o manual de François de Callières, um experiente diplomata em fim de «carreira», apresentava um elucidativo título: De la maniere de negotier avec les Souverains. O agente da política externa era um negotiateur ea diplomacia, a arte da negociação, que encontra no francês a língua franca que substitui o latim. Algumas décadas mais tarde, o Diccionario da Lingua Portugueza, (Morais da Silva, 1789) distingue o «negociador» (aquele que trata da negociação política) do «negociante» (o comerciante, o homem de negócio) e define as palavras «diploma» como «despacho, carta, patente, bulla, edicto, mandado, que leva sello de armas do Soberano» e «diplomático», distinguindo o adjetivo quanto à sua aplicação a «diploma» da sua referência à expressão «corpo diplomático», caso em que significa «os ministros estrangeiros que residem como Embaixadores, Enviados, Plenipotenciários, etc.». Torna-se, pois, evidente que, então, já existia a noção de um grupo profissional com as funções específicas de condução das negociações entre os Estados, orientadas no sentido de conciliar os conflitos sem recurso à força. Este instrumento da política externa do soberano exigiu a organização de um específico e complexo ramo da administração, que em Portugal só se destacou dos restantes assuntos de Estado com a reforma das secretarias levada a cabo por D. João V (1736) e a definição de um conjunto de privilégios para os agentes diplomáticos.
